Necesarul de consumabile pentru o clădire de birouri: calculul complet

Consumabilele sunt singura cheltuială de curățenie care se repetă lună de lună fără să scadă niciodată, și e aproape întotdeauna estimată din ochi. Rezultatul e ori stoc mort în magazie, ori telefoane de urgență pentru că s-a terminat hârtia vineri la prânz.

Mai jos e calculul complet, cu formule pe care le poți verifica, folosind cifrele reale din fișele produselor pe care le vindem. La final ai o listă de comandă pentru clădirea ta.

Punctul de plecare: utilizări, nu metri pătrați

Consumul de consumabile depinde de câți oameni folosesc grupurile sanitare și de câte ori, nu de suprafața clădirii. O clădire de 3.000 mp cu 40 de angajați consumă mult mai puțin decât una de 800 mp cu 120.

Reperele de calcul pe care le folosim, pentru un birou obișnuit cu program de opt ore:

Cifrele astea sunt repere de dimensionare, nu garanții. Primele două luni de consum real în clădirea ta sunt datele adevărate, iar comanda se ajustează după ele.

Hârtia igienică: calculul, pas cu pas

Formula e numărul de persoane înmulțit cu utilizările zilnice, cu porțiile per utilizare și cu zilele lucrătoare, împărțit la numărul de porții dintr-o rolă. Ultimul număr e cel pe care aproape nimeni nu îl caută, deși e scris în fișa produsului.

Iată cifrele declarate pentru trei produse din catalogul nostru, ca să vezi cât de mult contează alegerea rolei:

Exemplu complet, pentru un birou cu 50 de persoane:

1. 50 de persoane, 3 utilizări pe zi, 4 porții la fiecare: 600 de porții pe zi.
2. 600 de porții, 22 de zile lucrătoare: 13.200 de porții pe lună.
3. Cu role Mini Jumbo de 140 m, adică 459 de porții fiecare: 13.200 împărțit la 459 înseamnă aproximativ 29 de role pe lună.
4. Cu role de 170 m, adică 557 de porții: aproximativ 24 de role pe lună.

Diferența dintre cele două variante e de 5 role pe lună, adică 60 pe an, la același consum de hârtie. Nu economisești hârtie, economisești schimbări de rolă, deci timp de personal și, mai important, momente în care rola se termină și nu e nimeni prin apropiere.

Un detaliu care blochează comenzi: diametrul rolei trebuie să intre în dozator. În fișele noastre apar diametre externe de 18,5 cm și 19,5 cm, iar un dozator dimensionat pentru primul nu închide peste al doilea. Verifică diametrul înainte de a schimba furnizorul de hârtie, nu după.

Prosoapele de hârtie: unde apare cea mai mare risipă

La prosoape, tipul de dozator schimbă consumul mai mult decât orice altceva, pentru că foaia porționată forțează o cantitate fixă, iar rola liberă nu. Diferența măsurabilă între un sistem cu porționare și unul fără e semnificativă, la același număr de utilizatori.

Prosoape pliate V-Fold sau Z-Fold

O foaie pe extragere. Consumul e cel mai previzibil, iar dozatorul e simplu și ieftin.

Rolă cu derulare centrală

Utilizatorul rupe cât vrea, deci consumul crește. Avantajul e că se schimbă mult mai rar.

Rolă industrială

Pentru ateliere și hale, unde se folosește și la șters echipamente, nu doar mâini.

Pentru un birou, sistemul pliat e alegerea rațională. Pentru ateliere și bucătării, rola industrială are sens, pentru că acolo hârtia se folosește și pentru altceva decât uscarea mâinilor.

Săpunul: de ce spuma costă mai puțin

Un dozator cu spumă consumă în jur de 1 ml pe apăsare, iar unul cu săpun lichid între 2 și 3 ml, la o eficiență de spălare comparabilă. Spuma e săpun amestecat cu aer, deci acoperă mâna cu mai puțin produs.

Exemplu pentru aceleași 50 de persoane: 50 de persoane, 4 spălări pe zi, 22 de zile lucrătoare înseamnă 4.400 de utilizări pe lună. La 1 ml pe utilizare, sunt 4,4 litri de săpun spumă lunar. La 2,5 ml, sunt 11 litri de săpun lichid. Diferența, la același număr de mâini spălate, e de peste doi la unu.

Săpunul liber, în flacoane lăsate pe chiuvetă, nu intră în calculul ăsta pentru că nu are dozaj: consumul e cu mult peste ambele variante, iar flacoanele dispar. Un dozator fix se amortizează în câteva luni doar din diferența de consum.

Dozatoarele: investiția care se plătește din consum

Dozatorul nu e un accesoriu de aspect, e mecanismul care transformă un consum imprevizibil într-unul calculabil. Are trei efecte simultane: porționează, protejează produsul de contaminare și îl face vizibil ca serviciu, nu ca improvizație.

Numărul de dozatoare se calculează pe puncte de utilizare, nu pe clădire: unul de săpun la fiecare chiuvetă, unul de prosoape la fiecare grup de chiuvete, unul de hârtie igienică la fiecare cabină. Sub numărul ăsta, apar cozi și frustrare; peste el, plătești degeaba.

Categoria e în dispensere și dozatoare, iar la comandă merită verificate două lucruri: dacă dozatorul acceptă consumabilul pe care îl folosești deja și dacă e sistem închis, adică se completează cu rezerve dedicate, sau deschis, adică se umple cu produs la alegere. Sistemele închise costă mai mult pe rezervă, dar elimină complet risipa și contaminarea.

Ce mai intră în comanda lunară

Peste hârtie și săpun, o clădire de birouri consumă constant încă patru categorii, care se uită la primele comenzi și devin urgențe:

• Saci menajeri, pe dimensiuni și grosimi diferite pentru coșurile mici din birouri și pentru pubelele de la subsol. Categoria e în saci menajeri.
• Mopuri și lavete, care se schimbă mai des decât crede toată lumea. Un mop uzat plimbă murdăria.
• Odorizante pentru grupuri sanitare, cu rezerve pe dispenser programabil.
• Mănuși, pe mărimi, pentru personalul de curățenie.

Sacii menajeri: dimensiunea corectă economisește mai mult decât grosimea

Un sac prea mare pentru coș se pliază înăuntru și se aruncă pe jumătate gol, deci risipa vine din dimensiune, nu din calitate. Dimensionarea corectă se face pe circumferința coșului, nu pe volumul lui declarat.

Regula practică: lățimea sacului, desfăcut, trebuie să fie cam jumătate din circumferința coșului, plus câțiva centimetri pentru răsfrângere. La coșurile mici din birouri, un sac de dimensiune potrivită se schimbă plin, nu la trei sferturi.

Grosimea se alege după conținut: pentru hârtie și resturi ușoare din birouri, un sac subțire e suficient; pentru resturile din bucătărie sau din zonele tehnice, unde apar obiecte ascuțite și greutate, un sac subțire se rupe pe drum și costă mai mult decât economisește. Categoriile sunt separate pe tip de material în saci menajeri HDPE și LDPE.

Odorizarea: dispenser programabil, nu spray manual

Un dispenser programabil pulverizează la interval fix și consumă previzibil, în timp ce sprayul manual se consumă în funcție de cine trece pe acolo. Pentru un grup sanitar folosit de zeci de persoane pe zi, diferența de cost lunar e vizibilă, iar rezultatul e mai constant.

Dispozitivele din catalog au programare pe zi, noapte sau continuu, cu interval de pulverizare reglabil. Setarea corectă contează: un interval prea scurt consumă rezerva în jumătate din timpul estimat și transformă grupul sanitar într-un spațiu greu de suportat pentru cine e sensibil la mirosuri.

Un lucru care merită spus clar: odorizantul nu rezolvă un miros persistent, îl maschează. Dacă mirosul revine imediat după ce se termină pulverizarea, cauza e de obicei o sifonare uscată, o scurgere sau curățenie insuficientă în zonele ascunse, iar acolo se intervine, nu în dispenser.

Cum organizezi comanda

Comanda pe două luni e optimul pentru majoritatea clădirilor de birouri: stocul nu ocupă spațiu excesiv, iar numărul de livrări rămâne mic. Consumabilele din hârtie nu expiră, deci singurul cost al stocului e spațiul.

1. Numără punctele de utilizare: cabine, chiuvete, coșuri.
2. Calculează consumul lunar cu formulele de mai sus.
3. Înmulțește cu două și adaugă o rezervă de aproximativ 15%.
4. Verifică o dată la două luni consumul real și ajustează.
5. Ține o rezervă separată, încuiată, pentru vinerea în care se termină tot.

Livrăm în toată țara, în 24 până la 48 de ore pentru produsele din stoc. În București, transportul e gratuit peste 250 de lei fără TVA, iar sub prag costă 18,90 lei fără TVA. În afara Bucureștiului, costul se calculează la procesarea comenzii, în funcție de greutate și volum. Detaliile sunt în pagina Livrare.

Pentru instituțiile publice, aceleași produse se pot cumpăra prin catalogul electronic SEAP, fără licitație. Procedura e explicată în articolul despre achiziția prin SEAP.

Pentru partea de chimie, alegerea produselor după pH și suprafață e în ghidul despre detergenți profesionali, iar diferența dintre un detergent și un dezinfectant, care schimbă ce comanzi pentru grupurile sanitare, e explicată în articolul despre detergent, dezinfectant și biocid.

Cine ține evidența și cum eviți urgențele

Cele mai multe comenzi de urgență apar nu din calcul greșit, ci din lipsa unui responsabil clar cu verificarea stocului. Un consum calculat corect nu ajută dacă nimeni nu se uită în magazie decât când sună cineva că nu mai e hârtie.

Trei măsuri simple rezolvă situația fără sistem informatic: o persoană nominalizată, o verificare fixă în calendar, la aceeași dată în fiecare lună, și un prag de comandă scris pe raft, adică nivelul la care se dă comanda, nu la care se termină stocul. Pragul se stabilește la consumul pe două săptămâni, ca să acopere confortabil termenul de livrare.

Întrebări frecvente

Dacă îmi spui câte persoane lucrează în clădire și câte cabine și chiuvete sunt, îți trimitem lista de comandă calculată, cu cantități pe două luni. Scrie din pagina de contact sau sună la +40 742 284 924.